Con dudas en el título pero no con el contenido de la publicación, también quería haberlo titulado “El poder de la gestión de documentos en la empresa con la facilidad de uso de Google Drive”.
Las herramientas tecnológicas avanzan a velocidad de vértigo, en la mayoría de casos para bien de empresas, profesionales y particulares. Este es el caso de Google Drive, y os lo digo con la experiencia que me ha dado trabajar en consultoría empresarial y tecnologías de la información más de 40 años, dónde tuve maravillosas experiencias como desarrollar sistemas erp, cad/cam y gestión documental, esta última motivo de este post.
GOOGLE DRIVE · GESTIÓN DOCUMENTAL, DE CONTENIDOS EN LA NUBE… Y MUCHO MÁS.
Con Google Drive puedes crear un servidor de archivos documental de la empresa: una gestión centralizada, estructura de carpetas coherente que todos los usuarios pueden acceder directamente desde su página de inicio Mi Drive, sin pedir el enlace de compañeros de trabajo. Pero sigue siendo el Google de fácil uso!
Tus documentos ofimáticos puedes manejarlos con las apps de Google Drive como son Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones, Formularios y Dibujos, sencillos de uso, prácticos y con la posibilidad de ser editados por varios usuarios a la vez y en tiempo real. Además, puedes almacenar todo tipo de documentos de imagen, vídeo, sonido, pdf, Office, OpenOffice y todo lo que se puede soportar informáticamente, documentos que pueden ser vistos o manejados por múltiples apps que puedes asociar desde Google Drive para el tratamiento de ese tipo de documento en concreto.
Google Drive aporta unas prestaciones muy efectivas a la hora de trabajar como gestión documental o gestión de contenidos, como son las de compartir documentos y acciones sobre los mismos, administrar el acceso de los usuarios a carpetas y documentos, conocer la trazabilidad de cada uno de los documentos, buscar en el archivo documental con la facilidad con que lo hace el buscador de Google, tanto en los títulos o nombres de los documentos como a través de sus 
contenidos y relacionar documentos con el Calendario de Google, entre otras muchas funcionalidades que merecen mucho la pena.
Notaremos la ausencia de workflows nativos para los documentos con sus acciones de aprobación, rechazo, etc, otro día hablaremos de los flujos de trabajo como herramienta empresarial, pero esto ya no es problema porque existen bastantes aplicaciones que ofrecen workflows sobre Google Drive, solo tenéis que poner “workflows en Google Drive” para comprobarlo, unas son de pago, otras gratuitas. Lo cierto es que el camino está ahí y ha llegado para no marcharse.
Las ventajas de una cuenta de Google cada día son más numerosas, te ofrece cuentas de correo Gmail, Drive, Google+, Calendario, YouTube y mucho más, y cada día con más integración.
Resumiendo, archivo documental en la nube con su seguridad y copias incluidas, trabajo con el concepto de empresa colaborativa, trabajando en movilidad desde cualquier punto y desde cualquier dispositivo, pc, portátil, tableta, móvil y más.
Nosotros lo estamos usando ya hace más de tres años como empresa y como usuarios particulares, y la mayoría de nuestros clientes ya lo han adoptado con nuestra ayuda, al igual que puedes hacerlo tú si estás interesado en conocerlo, formarte o establecerlo como herramienta en tu empresa.
Anímate, merece la pena, y si tienes dudas solo tienes que contactar con nosotros, también estamos en la nube.
By Kamene Projects – Marketing Digital y Consultoría Empresarial.
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