WORKFLOW EN GOOGLE DRIVE

Para hablar de Google Drive Workflow conviene, en primer lugar, posicionarnos. Se va extendiendo y mucho el uso de Google Drive para el alojamiento de documentos en la nube, pero también es cierto que muchos usuarios solo emplean y conocen las funciones básicas que les permiten almacenar sus documentos en la correspondiente carpetería, al uso de como lo hacen en su aplicación Windows de escritorio.

Google Drive es mucho más, y poco a poco va ganando terreno y consolidándose como una excelente solución para el almacenamiento y gestión de documentos de cualquier tipo y formato. Como os hemos anunciado, hoy venimos a hablaros del concepto Google Drive Workflow.

Google Drive Workflow · Concepto en Google Documentos, Google Fotos y más

Antes de entrar en la estructura y aplicación del concepto Google Drive Workflow, lo primero que todo el mundo entiende es que en Google Drive puedes crearte tu árbol de carpetas donde alojar los documentos, donde puedes compartirlos con otros usuarios, trabajar con ellos y disfrutar de las conexiones que te ofrecen su tratamiento con el correo Gmail, el Calendario y otras aplicaciones integradas de Google, empezando a manejar los conceptos de documentos recientes y los compartidos por otros usuarios, dando agilidad al tratamiento de los mismos.

En esta primera fase es importante el realizar una buena definición de toda la estructura para poder utilizar posteriormente toda la potencia del concepto Google Drive Workflow.

El segundo paso que se acomete es el uso de Google Fotos, para crear álbumes de imágenes a modo de carpetas, aligerando la capacidad de almacenamiento en Google Drive y albergando en Google Fotos estos documentos de alta resolución que ocupen mucha capacidad y que en este gestor de almacenamiento no importa su tamaño ya que para este tipo de imágenes la capacidad de almacenamiento que ofrece Google Fotos es ilimitada. En esta ‘segunda fase’ el concepto Google Drive Workflow se puede usar con herramientas como IFTTT.

Ya se disfruta de ello, con el añadido de que encontrar un documento por su nombre o buscando en su contenido se realiza de forma extremadamente rápida a través del motor de búsqueda de Google.

Indudablemente se empieza a comprobar la efectividad de trabajar en un ámbito de alta accesibilidad, gestionando los documentos desde cualquier punto y dispositivo, sea ordenador, portátil, tablet o móvil, simplemente con disponer de una conexión a Internet, sin olvidar que Google Drive te ofrece de forma automática la trazabilidad de acciones sobre el documento. La trazabilidad va muy ligada al concepto Google Drive Workflow.

Cuando ya se ha acostumbrado uno a todo esto empieza a probar con la ofimática de Google integrada en Google Drive como son su procesador de textos Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones, Formularios, Dibujos y otras, que conforman una, cada día, más completa suite ofimática, trabajando en la nube, desde cualquier dispositivo y pudiendo compartir el trabajo sobre el documento en tiempo real entre varios usuarios, excelente solución para el trabajo colaborativo y la aplicación del concepto Google Drive Workflow.

Si uno es aplicado, pronto empieza a descubrir que los documentos procedentes de OpenOffice, LibreOffice o del propio Office se pueden convertir a los tipos de documentos de Google de forma automática.

A todos estos tipos de documentos se les puede aplicar la función de Google Drive Workflow, además dispones de la posibilidad de conectar centenares de aplicaciones a Google Drive para tratar distintos tipos de documentos o realizar funcionalidades adicionales.

A nivel anécdota puedo comentar que hace poco me quedé sorprendido del resultado de abrir un documento PDF con Documentos de Google porque me interesaba rescatar el texto del contenido, espectacular, no solo me extrajo perfectamente el texto, además las tabulaciones y estructura del documento.

Google Drive Workflow y gestión para documentos en la nube

En Kamene Projects utilizamos Google Drive y el concepto Google Drive Workflow desde hace mucho tiempo y hemos ido observando su evolución constante para optimizar su uso y para aportarlo en la formación a los clientes a los que les prestamos, a través del área de consultoría empresarial, el servicio de implantación de Google Drive, con el diseño de carpetería organizativa y documental de la empresa y su esquema de accesibilidad, normalización y estructuración  documental, diseño de plantillas de documentos, formación en su uso y en las de sus apps ofimáticas, habitualmente acompañado con la confección de imagen de documentación, logos, imagen en general y branding que proporcionamos a través del área de marketing digital.

Para nosotros el término Google Drive Workflow viene embebido en nuestra manera de trabajar desde hace años.

Y si todo esto os parece poco para tener una buena solución documental añadidle la simple y efectiva copia de seguridad automática y sin olvidos, y lo último, la incorporación de Google Drive Workflow (flujos de trabajo) para la gestión electrónica de documentos, donde poder autorizar la gestión de un documento, definir sus etapas de gestión (revisión, aprobación, ejecución y archivo) y el tránsito automático entre carpetas (documentos revisados, documentos rechazados, aprobados, en ejecución o archivados).

Ya existen múltiples soluciones para emplear las técnicas de Google Drive Workflow, desde las sencillas que se pueden conectar desde las apps de Google Drive, a otras más completas, de libre uso y de pago, a gusto del consumidor, aunque también os comentamos que las de pago, muy completas, no son nada caras y muy asequibles.

En Kamene Projects ya llevamos tiempo estudiando las distintas soluciones y nos encontramos en el momento de adoptar una en concreto que vamos a aplicar de inmediato en nuestra empresa para nuestro propio uso.

Con ello y con nuestra gran experiencia en el área de la gestión electrónica de documentos, estamos en disposición de ofrecer los servicios de definición de los Google Drive Workflow, flujos de trabajo (workflows) para la gestión de los distintos documentos a gestionar en la empresa y su correspondiente puesta en marcha.

Si estás pensando en una gestión Google Drive Workflow para el tratamiento y archivo de tus documentos, no dudes en consultarnos, te aportaremos las soluciones más actuales, efectivas y económicas, te formaremos en ellas y te ayudaremos a su puesta en marcha.

Google Drive Workflow By Kamene Projects – Agencia de Marketing Digital y Consultoría Empresarial en Alicante.